Bij  de eerste algemene vergadering, meestal voor de oplevering van de algemene delen van het gebouw, dient wettelijk een nieuwe syndicus te worden aangesteld door de algemene vergadering. De mede-eigenaars verkiezen dus hun syndicus voor een periode die hun het best uitkomt ( maar met een maximaal termijn van 3 jaar, dat vernieuwbaar/verlengbaar is ). 

Uit praktische overwegingen wordt een voorlopige syndicus aangesteld (meestal door de bouwheer) aangesteld die de eerste algemene vergadering zal samenroepen. Op deze vergadering kan dan deze of een andere syndicus worden aangesteld door de AV.

Jazeker. Ten alle tijde en op elke algemene vergadering kan steeds een einde gesteld worden aan het mandaat van de syndicus. Dit kan bij gewone meerderheid, tenzij de statuten van het gebouw een bijzondere meerderheid vereisen. Als mede-eigenaar kunt u dus ten allen tijde van dit recht gebruik maken.

Jazeker. Hiervoor dient een bijzondere algemene vergadering opgeroepen te worden. Dit kan altijd gebeuren door een of meerdere mede-eigenaars die samen minstens 1/5 (20%) van alle aandelen in de gemene delen bezitten. Zij dienen hun verzoek te richten aan de zittende syndicus, en hem ook mede delen dat de verkiezing van een nieuwe syndicus dient te worden voorzien op de agenda. U kunt eisen dat dit agendapunt als eerste besproken wordt. Zorg dat je mogelijks een vervangende syndicus kunt aanstellen.

De syndicus zal alleen zelf beslissingen nemen als het gaat over daden van dagelijks beheer of over interventies die genoodzaakt zijn door bijzondere omstandigheden ( bv. een lek in een goot, een lekkende kraan, ... ). Voor zaken die een dringend karakter hebben zal de syndicus eveneens zelf beslissen. De syndicus wordt verondersteld te handelen als een goede huisvader.

Voor de rest zal de syndicus alleen de beslissingen van de Algemene Vergadering uitvoeren. Hiervoor kan hij wel zijn specifieke mogelijkheden en zijn eigen manier van werken gebruiken. Hieruit vloeit voort dat de ene syndicus de andere niet is ...

Over dit onderwerp werd gedebatteerd in het Hof van Beroep te Bergen ( Correctionele Kamers, 3de Kamer) op 04-02-1981. 

Er werd uitgesproken dat diegene die het beheer waarneemt over een eigendom voor rekening van de mede-eigenaars eigenlijk niet de bewaarder is van dit eigendom, in de zin van het artikel 1384 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek. Het ging over de verantwoordelijkheid van de beheerder van een eigendom die geen voldoende bewarende maatregelen zou genomen hebben in verband met niet bevestigde roosters op de verluchtingsbuis van een garageplaats. 

Maar wanneer het reglement van de mede-eigendom ( cfr. Basisakte ) hem opdraagt om de algemene dienst van het gebouw te verzorgen, te waken onder het goede onderhoud van de gemene delen, alle dringende herstellingen uit te voeren en specifiek alle vrijwarende maatregelen te nemen, dan begaat de syndicus een fout als hij niet ambtshalve zelfs vrij eenvoudige beveiligingsmaatregelen ter zake neemt ( Revue Générale des Assurances et des Responsabilités, 1985, P.10910 ). 

In dergelijke zaken is een subtiel evenwicht natuurlijk belangrijk, want een syndicus die zijn verantwoordelijkheid voor dergelijk risico niet correct inschat zal misschien de neiging vertonen om een eigendom te gaan overbeveiligen en de VM zodoende op nutteloze kosten jagen. Bij IMMOSYS gebeurt dit zoals het hoort in samenspraak met de verzekeringsmaatschappijen, zodat de VM precies weet welke risico's gedekt zijn in functie van de te maken investeringen.

In sommige basisakten kan men (verkeerdelijk) lezen dat de syndicus herverkozen kan worden voor een bepaalde termijn.  Op vele dagorden zie je ook het agendapuntje "herverkiezing syndicus" staan.  Dit is niet correct geformuleerd, want het gaat hier uitsluitend over de bevestiging van een verlenging van zijn ambtstermijn/mandaat. De syndicus wordt slechts één maal "verkozen", dit is wanneer hij door de algemene vergadering voor het eerst benoemd wordt. Vanaf dan kan zijn bestaande mandaat alleen nog telkens opnieuw "verlengd" worden, weliswaar telkens met een maximale duur van 3 jaar. Deze bepalingen zijn vastgelegd in de Artikelen 577-4, §1, 4° en 577-8, §1, B.W.

De syndicus die niet ingaat op het verzoek van de mede-eigenaars om zijn ontslag op de agenda van een geplande algemene vergadering te plaatsen, blijft in gebreke in de zin van artikel 577-8, § 7 B.W. Derhalve kan een voorlopig syndicus met beperkte opdracht aangesteld worden, meer in het bijzonder teneinde een algemene vergadering samen te roepen met als dagorde enerzijds de bespreking van en de stemming over het ontslag van de zittende syndicus alsmede de eventuele benoeming van een nieuw syndicus.

Men kan zich voornemen dat het verslag van een Algemene Vergadering der mede-eigenaars ertoe strekt om een voorlopige syndicus aan te stellen met als opdracht een Algemene Vergadering van de mede-eigenaars bijeen te roepen met op de dagorde :

-  het ontslag van de huidige syndicus
-  de benoeming van een nieuwe syndicus

Overeenkomstig Artikel 577-8 §7 B.W. kan trouwens iedere mede-eigenaar zich tot de rechter wenden teneinde een voorlopige syndicus te horen aanwijzen. Dergelijk verzoek is gegrond wanneer de syndicus in gebreke is gebleven om zijn taak naar behoren uit te voeren. Dergelijke situatie veronderstelt een conflictsituatie. 

De rechtbank zal onmiddellijk een voorlopige syndicus aanstellen (Vredegerecht 1° kanton Aalst, 25 februari 1997) en hem de beperkte opdracht geven deze (Bijzondere) Algemene Vergadering samen te roepen om deze punten te laten bespreken. Het zijn uiteraard demede-eigenaars die dan zullen beslissen in verband met het al dan niet vervangen van de dienstdoende syndicus.   De beoordeling of het verzoek van deze mede-eigenaar(s) al dan niet lichtzinnig is en/of op persoonlijke motieven is gesteund wordt uitgesteld tot na kennisneming van de beslissing van de Algemene Vergadering.

Het bijeenroepen van de algemene vergadering is één van de wettelijke opdrachten van de syndicus . Dit zal gebeuren "telkens als er dringend in het belang van de mede-eigendom een beslissing moet worden genomen" en tevens "op de door het reglement van mede-eigendom vastgestelde dagen".

Verder kan de algemene vergadering bijeengeroepen worden "op verzoek van één of meerdere mede-eigenaars die (samen) ten minste één vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke gedeelten bezitten". De syndicus zal (en moet) dit verzoek inwilligen, al dan niet mits toepassing van een bijzonder ereloon.

Ten slotte bestaat het initiatiefrecht vanwege de mede-eigenaar, om via de vrederechter de bijeenroeping van een algemene vergadering te gelasten. Dit wordt pas verleend nà verzuim of weigering vanwege de syndicus een punt ter bespreking op de agenda van een algemene vergadering te plaatsen. Hij of zij zal dus t.o.v. de vrederechter moeten kunnen aantonen een dergelijk verzoek aan de syndicus gericht te hebben. De syndicus zal deze gelasting uitvoeren.

Iedere mede-eigenaar kan zich laten vertegenwoordigen ( via volmacht ) door een lasthebber, al dan niet lid van de algemene vergadering. Dus: door gelijk wie, maar met uitzondering van de syndicus zelf.

De mede-eigenaar die zich laat vertegenwoordigen kan zelf niet meer aanwezig zijn op deze vergadering.

De vraag zou ook kunnen luiden: wanneer is een AV rechtsgeldig samengesteld ... om te vergaderen en te beslissen?

De AV kan maar plaats grijpen, b ehoudens strengere bepalingen in de basisakte,  indien bij de aanvang van de algemene vergadering volgende wettelijke verplichtingen nageleefd zijn:

(a) indien meer dan de helft van alle mede-eigenaars aanwezig OF bij volmacht vertegenwoordigd is, EN voor zover alle aanwezigen én hun lasthebbers samen minstens de helft van alle aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten.

ofwel

(b) indien alle aanwezige mede-eigenaars met de bij volmacht vertegenwoordigde mede-eigenaars samen minstens 75% (drie vierden) van alle aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten.

Indien de AV niet rechtsgeldig kan doorgaan, dan wordt de AV beëindigd en zal de syndicus een tweede algemene vergadering samenroepen.

De volmacht kan algemeen of specifiek zijn en mag slechts gelden voor één algemene vergadering, tenzij  gebruik wordt gemaakt van een algemene of specifieke notariële volmacht. Een volmacht verleend voor  een algemene vergadering geldt ook voor de algemene vergadering die georganiseerd wordt omdat voor  de eerste algemene vergadering het quorum niet werd bereikt, tenzij anders bepaald.

Dus: in tegenstelling tot de gewone volmacht is een notariële volmacht dus geldig voor meerdere algemene vergaderingen.

Deze vraag wordt beantwoordt in Art.577-6-§7 BW.

Iedere mede-eigenaar kan zich laten vertegenwoordigen door een lasthebber, al dan niet lid van de algemene vergadering.

De volmacht vermeldt de naam van de lasthebber.

De volmacht kan algemeen of specifiek zijn en mag slechts gelden voor één algemene vergadering, tenzij gebruik wordt gemaakt van een algemene of specifieke notariële volmacht. Een volmacht verleend voor een algemene vergadering geldt ook voor de algemene vergadering die georganiseerd wordt omdat voor de eerste algemene vergadering het quorum niet werd bereikt, tenzij anders bepaald.

Niemand kan aan de stemming deelnemen, zelfs niet als lastgever of lasthebber, voor een groter aantal stemmen dan het totaal van de stemmen waarover de andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars beschikken.

Niemand mag meer dan drie volmachten aanvaarden. Een lasthebber mag evenwel meer dan drie volmachten krijgen als het totaal van de stemmen waarover hij zelf beschikt en die van zijn volmachtgevers niet meer dan 10 % bedraagt van het totaal aantal stemmen dat toekomt aan alle kavels van de mede-eigendom.

Praktisch betekent dit het volgende:

• Uw eigen aandelen én diegene die u via volmachten vertegenwoordigt bereiken samen 10% of meer dan 10% van ALLE aandelen in de mede-eigendom (geb ouw,  niet van de aanwezigen op de vergadering!)  : u kan als mede-eigenaar, buiten uw eigen aandelen, maximaal nog de bijkomende aandelen vertegenwoordigen van 3 (drie) bijkomende mede-eigenaars  (niet van de aanwezigen op de vergadering!).

• Uw eigen aandelen én diegene die u via volmachten vertegenwoordigt bereiken samen minder dan 10% van ALLE aandelen in de mede-eigendom  (gebouw, niet van de aanwezigen op de vergadering!) : u kan meer dan 3 extra mede-eigenaars vertegenwoordigen op voorwaarde dat dit totaal aantal bijkomende aandelen samen met uw eigen aandelen niet meer dan 10% van ALLE aandelen in de mede-eigendom bedraagt (niet van de aanwezigen op de vergadering!).

De syndicus kan niet als lasthebber van een mede-eigenaar optreden op een algemene vergadering, niettegenstaande zijn recht, wanneer hij mede-eigenaar is, om in die hoedanigheid deel te nemen aan de beraadslagingen van de vergadering.

Iedere mede-eigenaar kan zich laten vertegenwoordigen ( via volmacht ) door een lasthebber, al dan niet lid van de algemene vergadering. Dus: door gelijk wie, maar met uitzondering van de syndicus zelf.

De mede-eigenaar die zich laat vertegenwoordigen kan zelf niet meer aanwezig zijn op deze vergadering.

De stemquota kunnen in drie categorieën ingedeeld worden :

1. de volstrekte meerderheid ( 50% + 1 ) of ( 1/2 + 1 )

De beslissingen van de algemene vergadering nemen zich met de volstrekte meerderheid (dat wil zeggen de helft van de geldige stemmen plus één) van de leden die aanwezig of geldig vertegenwoordigd zijn. Hierbij  dient men rekening te houden met de individuele quotiteiten van elke eigenaar.

2. de gekwalificeerde of versterkte meerderheid ( 2/3de en 4/5de )

Deze meerderheden worden door de wet voorzien voor een aantal beslissingen. Er zijn twee bij wet voorziene specifieke meerderheden: die van 2/3de en die van 4/5de.  Elke andere meerderheid wordt als niet geschreven beschouwd.

Twee derden van de stemmen (d.w.z 66%) :

a) over iedere wijziging van de statuten voor zover zij slechts het genot, het gebruik of het beheer van de gemeenschappelijke gedeelten betreft, onverminderd artikel 577-4, § 1/1; 

Daarentegen vereist om het even welke andere statutenwijziging, met inbegrip van die betreffende de lastenverdeling 80% van de stemmen.

b) over alle werken betreffende de gemene delen, met uitzondering van de wettelijk opgelegde werken en  de werken tot behoud van het goed en daden van voorlopig beheer, waartoe kan worden besloten bij volstrekte  meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars, onverminderd  artikel 577-8, § 4, ten 4°; 

De algemene vergadering kan dus bijvoorbeeld, met deze speciale meerderheid besluiten : 

                   de vervanging van oude installaties 

                   de vergroting of de renovatie van gemeenschappelijke lokalen 

                   enz...

c) (niet meer van toepassing)

d) over het bedrag van de opdrachte n en contracten vanaf hetwelk mededinging verplicht is, behalve voor de in artikel 577-8, § 4, 4°, bedoelde daden. 

e) mits bijzondere motivering, over de werken aan bepaalde privatieve delen, die, om economische of technische redenen, zullen worden uitgevoerd door de vereniging van mede-eigenaars. Deze beslissing wijzigt geenszins de verdeling van de kosten voor deze werken over de mede-eigenaars.

Vier vijfden van de stemmen (d.w.z 8 0%) :

Aan een meerderheid van 4/5 van de stemmen worden alle beslissingen voorgelegd die beogen op :

a) over iedere andere wijziging van de statuten, daarin begrepen de wijziging van de verdeling van de lasten van de mede-eigendom.

b) over de wijziging van de bestemming van het onroerend goed of over een deel daarvan.

c) over de heropbouw van het onroerend goed of de herstelling van het beschadigd gedeelte in geval van gedeeltelijke vernietiging.

d) over iedere verkrijging van nieuwe onroerende goederen bestemd om gemeenschappelijk te worden.

e) over alle daden van beschikking van gemeenschappelijke onroerende goederen. Dit omvat ook de wijziging  van de zakelijke gebruiksrechten ten voordele van één mede-eigenaar op de gemene delen, op  voorwaarde dat dit gemotiveerd wordt door het rechtmatig belang van de vereniging van mede-eigenaars,  in voorkomend geval, tegen betaling van een vergoeding in verhouding tot de schade die zulks mocht veroorzaken;

f) over de wijziging van de statuten in functie van artikel 577-3, vierde lid;

g) over de verdeling van een kavel of over de volledige of gedeeltelijke vereniging van twee of meer  kavels.

h) over de afbraak of de volledige heropbouw van het gebouw om redenen van hygiëne of veiligheid  of wanneer de kostprijs voor de aanpassing van het gebouw aan de wettelijke bepalingen buitensporig  zou zijn. Een mede-eigenaar kan afstand doen van zijn kavel ten gunste van de andere mede-eigenaars  indien de waarde ervan lager is dan het aandeel dat hij ten laste zou moeten nemen in de totale kostprijs  van de werken, in voorkomend geval, tegen een in onderling akkoord of door de rechter vastgestelde  compensatie. Indien de voornoemde redenen ontbreken, moet de beslissing tot afbraak of tot volledige  heropbouw genomen worden bij eenparigheid, overeenkomstig de bepalingen beschreven in de paragraaf  3.

3. de eenparigheid van stemmen of de eenstemmigheid ( 100% )  :

Er wordt met eenparigheid van stemmen van alle mede-eigenaars beslist over elke wijziging van verdeling van de aandelen van de mede-eigendom  middels de overlegging van een verslag zoals bepaald in artikel  577-4, § 1, tweede lid. , alsmede over elke beslissing van de algemene vergadering betreffende de volledige heropbouw van het onroerend goed. 'Van alle mede-eigenaars' wil zeggen dat ELKE MEDE-EIGENAAR er moet zijn. 

De beslissingen van de algemene vergadering nemen zich doorgaans met de volstrekte meerderheid (dat wil zeggen de helft van de geldige stemmen plus één) van de leden die aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Hierbij  dient men rekening te houden met de individuele quotiteiten (aandelen) van elke eigenaar. 

Dit principe (behoudens strengere bepalingen in de basisakte, deel Reglement van Mede-eigendom) beoogt men hier slechts de stemmingen die het eenvoudige behoud van het gemeenschappelijke delen waarborgen. De volstrekte meerderheid is eigenlijk het algemene basisprincipe om alles te beslissen, tenzij het burgerlijk wetboek of de basisakte er anders over beslissen (Art. 577-6, §6, B.W.).

Daarentegen is een gekwalificeerde meerderheid  noodzakelijk voor de andere stemmingen indien de wet op de mede-eigendom of de statuten dit vereisen. Er kan ook een éénparigheid van stemmen vereist worden. (zie de vraag over de soorten stemquota).

Art.577-6. §1 BW.:  .... Niemand kan aan de stemming deelnemen, zelfs niet als lastgever of lasthebber, voor een groter aantal  stemmen dan het totaal van de stemmen waarover de andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars  beschikken.

De syndicus zal in dit geval het totaal aantal aandelen van deze persoon verminderen (reduceren) tot het gelijke totaal van alle andere aandelen samen van alle overige aanwezige of geldig vertegenwoordigde mede-eigenaars.

Men heeft ja-stemmen, neen-stemmen alsook onthoudingen/blanco stemmen.

Bij de berekening van het bekomen resultaat wordt enkel rekening gehouden met de ja- en met de neen-stemmen. D.w.z. dat het bekomen resultaat in verhouding zal staan tot het totaal van de ja- en neen-stemmen samen. De onthoudingen/blanco's maken geen deel uit van de grondslag tot berekening.

Daarenboven wordt het totaal aantal stemmen voor de beslissing over een bepaalde agendapuntje bepaald en berekend op basis van de aanwezige en geldig vertegenwoordigde stemmen die rechtstreeks betrokken zijn met het voorwerp behandeld in betrokken agendapuntje  (Art. 577-6, §6, B.W.) . 

De notulen (t.t.z. de notulering van enkel de genomen beslissingen met o.a. de vermelding van de namen van de mede-eigenaars die zich onthouden of die tegen gestemd hebben) worden tijdens de algemene vergadering zelf opgesteld, gezien zij op het einde van de zitting na lezing moeten ondertekend worden door de voorzitter van de AV en door alle nog aanwezige mede-eigenaars (Art. 577-6 §10).

Deze beslissingen van de algemene vergadering moeten liefst onmiddellijk, en in elk geval binnen de 30 dagen na de algemene vergadering aan de mede-eigenaars worden bezorgd (Art. 577-6 §12). 

Het niet opstellen van de notulen van de algemene vergadering is reeds een voldoende reden om de zittende syndicus te laten vervangen door een voorlopige syndicus ( Vredegerecht Leuven, 1 ste Kanton, 27-03-2003, TS vr Appartementsrecht 2003/3, p.27 ), zo niet hem op een bijzondere algemene vergadering te vervangen door een andere syndicus.

In elk geval begint de vervaltermijn van vier maanden te lopen vanaf het tijdstip op dewelke de beslissingen op de algemene vergadering genomen geweest zijn ( vroeger was dit 3 maanden - Vredegerecht Wavre, 04-12-1998, TS vr Appartementsrecht 1999/3, p. 29 ). Gedurende deze termijn kan dus een vordering van nietigverklaring of wijziging van de genomen beslissingen ingesteld worden bij de rechter. Daarom kan het zijn dat een syndicus minimaal 4 maanden zal wachten vooraleer bepaalde beslissingen te laten uitvoeren.

Ja, elke VM moet een rekencommissaris hebben. 

Een aantal artikelen in de wetgeving brengt enige verduidelijking hierover:

Art. 577-8. § 8 BW.: Binnen eenzelfde vereniging van mede-eigenaars mag een syndicus niet tegelijkertijd lid van de raad van mede-eigendom of commissaris van de rekeningen zijn.

Art. 577-8/2 BW.: De algemene vergadering wijst jaarlijks een commissaris van de rekeningen of een college  van commissarissen van de rekeningen aan, die al dan niet mede-eigenaar zijn, en die de rekeningen van  de vereniging van mede-eigenaars controleren, wier bevoegdheden en verplichtingen bij het reglement  van interne orde worden bepaald.

M.a.w., gelijk wie kan als commissaris worden aangeduid, ook een externe persoon of organisatie. Enige uitzondering is de syndicus zelf. De commissaris wordt elk jaar door de AV opnieuw benoemd.

Naar goede gewoonte heeft de wetgever hier opnieuw een steek laten vallen, want nergens wordt gewag gemaakt van wat dient te gebeuren indien de zittende commissaris tijdens de looptijd van zijn taak zijn kavel vervreemdt, of indien hij tijdens die periode sterft, naar het buitenland verhuisd, onbeschikbaar wordt, enz ...

Art. 577-8/2 BW.: De algemene vergadering wijst jaarlijks een commissaris van de rekeningen of een college  van commissarissen van de rekeningen aan, die al dan niet mede-eigenaar zijn, en die de rekeningen van  de vereniging van mede-eigenaars controleren, wier bevoegdheden en verplichtingen bij het reglement  van interne orde worden bepaald.

In het kort "de rekeningen van  de vereniging van mede-eigenaars controleren", d.w.z. de verificatie van de financiële toestand, de rekeningen (boekhouding) en de balans van de syndicus. Tevens dient hij op de algemene vergadering een verslag voor te leggen met zijn bevindingen.  Hij kan zich hiertoe alle stukken en inlichtingen laten verschaffen door de syndicus en door derden die hij nuttig acht om zijn opdracht uit te oefenen. 

De syndicus dient hem zijn volstrekte medewerking te verlenen.

De commissaris verleent geen kwijting aan de syndicus. Deze taak is uitsluitend voorbehouden aan de algemene vergadering.

Ook hier laat de wetgever de mede-eigenaars en hun syndicus in het ongewisse.

Indien geen enkele kandidatuur beschikbaar is, dan zal de AV een beroep moeten doen op een externe persoon of op een extern kantoor. Voor de goede orde zal, indien een rechtspersoon aangeduid wordt, deze een vaste vertegenwoordiger aanduiden voor de geldende termijn alsook bekend maken onder welk tuchtrechtelijk orgaan hij/zij ressorteert. De professionele commissaris dient bovendien in het bezit te zijn van een verzekeringspolis die zijn/haar beroepsaansprakelijkheid dekt. Dergelijke taak zal meer dan waarschijnlijk geremunereerd moeten worden.

Art. 577-8/2 BW.: De algemene vergadering wijst jaarlijks een commissaris van de rekeningen of een college  van commissarissen van de rekeningen aan, die al dan niet mede-eigenaar zijn, en die de rekeningen van  de vereniging van mede-eigenaars controleren, wier bevoegdheden en verplichtingen bij het reglement  van interne orde worden bepaald.

Art. 577-8/2 BW.: De algemene vergadering wijst jaarlijks een commissaris van de rekeningen of een college  van commissarissen van de rekeningen aan, ...

M.a.w. het mandaat van de rekencommissaris duurt maximaal één jaar en eindigt van rechtswege op de algemene vergadering, op dewelke bij beslissing van de AV décharge/kwijting wordt verleend aan de commissaris voor het voorbije boekjaar, en op welke vergadering de AV opnieuw dezelfde of een andere commissaris dient aan te duiden.

Bij de oprichting van een nieuwe VM (Vereniging van Mede-eigenaars) wordt  op verzoek van een persoon of een onderneming (bouwheer/promotor) die het appartementsgebouw of de groep van gebouwen opricht  door de notaris een authentieke akte verleden. Deze "statuten van het gebouw" bevatten meestal een gedeelte basisakte, een gedeelte Reglement van mede-eigendom en misschien nog een Reglement van Orde.

In het gedeelte basisakte wordt het bouwwerk ingedeeld in privatieve delen (woonkavel, handelsruimte, kelder, autostaanplaats, garage, ...) aan dewelke een aantal aandelen  per kavel worden opgesomd en vastgelegd, alsook de beschrijving van de  gemeenschappelijke delen (o.a. de liftinstallatie, de grond op dewelke het gebouw is opgetrokken, ...).  In het Reglement van Mede-eigendom wordt beschreven welke zaken gemeenschappelijk zijn en hoe de verdeling van de gemeenschappelijke kosten zal gebeuren.

De basisakte is het grote pijnpunt van vele syndici. Een goede, degelijke en vooral duidelijke basisakte vindt men maar zeer zeldzaam. De meeste notariaten maken er een soepje van (met soms ingewikkelde of onlogische kostenverdelingen), volledig ontoereikende beschrijvingen die niet stroken met de fysische identiteit van het gebouw of zijn het mislukte copy-paste verrichtingen. De regel is dat de basisakten meestal zéér onduidelijk zijn en voor interpretatie vatbaar. Men moet al over een uitzonderlijke juridische dosis redeneringsvermogen hebben om zelf een exacte/werkbare betekenis te kunnen distilleren, vooral ook omdat de jurisprudentie geen uniformiteit vertoont.

Neen. Er bestaat zoiets als een volgorde van belangrijkheid van bepalingen waarbij de syndicus rekening moet houden om zijn taken te kunnen volbrengen als een goede huisvader:

- als allereerste bestaan  de  WETTELIJKE BEPALINGEN , zijnde  de w etten,  decreten,  reglementen e.d. van  overheidswege  getroffen, en die de mede-eigendom aanbelangen, overeenkomstig de Wet van 02 juni 2012, Art. 577-2 t.e.m. -14 B.W . De wet op de mede-eigendom geniet absolute voorrang op alles wat elders neergeschreven staat.

- de bepalingen van de statuten van de vereniging van mede-eigenaars (cfr basisakte) zoals opgesteld in de  oorspronkelijke statuten verleden voor de notaris, alsook de mogelijke wijzigende akten,  zijnde de STATUTAIRE BEPALINGEN. Afwijkende bepalingen van de basisakte t.o.v. de wet op de mede-eigendom worden als niet beschreven en onbestaande beschouwd.

- de deontologische regels (Reglement van Plichtenleer met bijhorende deontologische richtlijnen), zoals goedgekeurd door het KB van 27-09-2006 (BS 18-10-2006), zijnde de DEONTOLOGISCHE BEPALINGEN. De syndicus zal zich eveneens moeten houden aan de deontologie van het beroepsinstituut.

- eventueel nog conventioneel overeengekomen bepalingen, zijnde de CONVENTIONELE BEPALINGEN.  

Het Reglement van Mede-eigendom is een onderdeel dat terug te vinden is in de statuten van het gebouw (samen met de basisakte).

Dit reglement beschrijft en regelt  alles wat betrekking heeft op de beschrijving van de gemeenschappelijke delen, de privatieve delen, de verdeling van de kosten in een mede-eigendom, de instandhouding, het onderhoud, de beëindiging en de heropbouw van het gebouw. Ook de bepalingen betreffende de werking van de algemene vergadering, van de eventuele raad van mede-eigendom, betreffende de syndicus (zoals de benoeming, de verlenging van zijn mandaat, zijn bevoegdheden, ...) worden er in vermeld.

Het reglement van mede-eigendom mag ook niet verward worden met een eventueel "huishoudelijk reglement" of "Reglement van Orde" dat hoofdzakelijk de wijze op dewelke met elkaar zal worden geleefd bepaalt (vb. verbod op uitoefening van sommige handelszaken of beroepen, richtlijnen inzake het inrichten van een terras, verbod tot het houden van huisdieren, verplichtingen betreffende het vuilnislokaal, het gebruik van de liftinstallatie, ...) en meestal niet bij authentieke maar bij onderhandse akte wordt opgesteld.

Met "statuten" van het gebouw wordt gewoon de basisakte bedoeld.

gemeenschappelijke delen
= delen van het gebouw die door meerdere of door alle mede-eigenaars gezamenlijk in bezit zijn en die door de syndicus beheerd worden. 

privatieve delen
= delen die voor 100% enig eigendom zijn van een mede-eigenaar en die uitsluitend door hem alleen beheerd worden. 

De privatieve en de gemeenschappelijke delen worden in de basisakte duidelijk omschreven.

Mooie voorbeelden van gemeenschappelijke zaken : 

-  in het geval van een gemeenschappelijke centrale verwarming in het gebouw :
   de départ- en de retourbuizen van de centrale verwarming van uw appartement zijn privatief vanaf het punt waar uw buizen afgetakt     worden van de hoofdleidingen. De hoofdleidingen zijn gemeenschappelijk zolang er meer dan één kavel door bediend worden. 

-  indien niet anders gespecifiëerd in de basisakte, dan zijn uw belknop, de draden die in de muren tot aan uw binnentoestel lopen alsook     uw binnentoestel zelf privatief.

Het wetsartikel 577-6-§1 BW luidt als volgt :

"In geval van verdeling van het eigendomsrecht op een privatieve kavel of ingeval de eigendom van een privatieve kavel is bezwaard met een recht van erfpacht, opstal, vruchtgebruik, gebruik of bewoning, wordt het recht om aan de beraadslagingen van de algemene vergadering deel te nemen geschorst totdat de belanghebbenden de persoon aanwijzen die hun lasthebber zal zijn. Wanneer één van de belanghebbenden en zijn wettelijke of conventionele vertegenwoordiger niet kunnen deelnemen aan de aanwijzing van een lasthebber wijzen de andere belanghebbenden rechtsgeldig een lasthebber aan. Deze laatste wordt opgeroepen voor de algemene vergaderingen, oefent het recht van deelname aan de beraadslagingen ervan uit en ontvangt alle documenten die afkomstig zijn van de vereniging van mede-eigenaars. De belanghebbenden del en de syndicus schriftelijk de identiteit van hun lasthebber mee."

M.a.w. ook een koppel dat samen een appartement koopt verkeert voor de wet op de mede-eigendom in staat van onverdeeldheid.

De syndicus zal voor elke onverdeeldheid een document laten ondertekenen door alle actoren van deze onverdeeldheid in dewelke deze actoren samen de enige lasthebber die deze onverdeeldheid zal vertegenwoordigen zullen aanduiden. Het gaat over één enkel fysische persoon. Deze lasthebber zal dan alle uitnodigingen krijgen, zal de volmachten kunnen uitgeven, zal de afrekeningen betalen, ...

De rechten en plichten van elke mede-eigenaar en de detailpunten van het gemeenschapsleven worden in het reglement van mede-eigendom vastgelegd (cfr Basisakte).  Dit wordt aangevuld met bepaalde verplichtingen die kunnen vermeld staan in het RO (Reglement van Orde).

De hoofdverplichting van een mede-eigenaar staat vermeld in Art. 577-2. § 7:

Iedere mede-eigenaar draagt bij in de nuttige uitgaven tot behoud en tot onderhoud, alsook in de kosten van beheer, de belastingen en andere lasten betreffende de gemeenschappelijke zaak.

Iedere mede-eigenaar kan zich laten vertegenwoordigen ( via volmacht ) door een lasthebber, al dan niet lid van de algemene vergadering. Dus: door gelijk wie, maar met uitzondering van de syndicus zelf.

De mede-eigenaar die zich laat vertegenwoordigen kan zelf niet meer aanwezig zijn op deze vergadering.

Art.577-6. §1 BW.: Hij kan zich laten bijstaan door één persoon op voorwaarde dat hij de syndicus ten minste vier werkdagen  voor de dag van de algemene vergadering daarvan bij aangetekende zending in kennis stelt. Deze  persoon mag tijdens de algemene vergadering de discussies niet leiden, noch ze monopoliseren.

In kleinere appartementsgebouwen waar je het aantal mede-eigenaars soms op één hand kunt tellen wordt wel eens vaker afstand genomen van de opgelegde formaliteiten inzake de bijeenroeping en het houden van een algemene vergadering, het houden van de verplichte reservefondsrekening, de correcte verdeling van de gemeenschappelijke kosten. Dit gebeurt vaker vooral wanneer geen (professionele) syndicus aanwezig is.

Laat ons hierover klaar en duidelijk zijn : dit kan niet en dit mag onder geen enkele voorwaarde gebeuren. Artikel 577-6 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt immers dat beslissingen met betrekking op de gemeenschappelijke delen genomen dienen te worden in een algemene vergadering. Daarnaast zullen de statuten ongetwijfeld duidelijk zijn en eventueel zelfs nog bijkomende maatregelen treffen opdat de groep van mede-eigenaars met kennis van zaken haar beslissingen zou nemen: het communiceren van een gedetailleerde dagorde aan elke individuele mede-eigenaar en het respecteren van 15 dagen tussen de oproep en het houden van de algemene vergadering. Alle beslissingen anders genomen dan in een algemene vergadering hebben geen enkele juridische draagkracht en  dienen als niet bestaande beschouwd te worden, zelfs indien alle mede-eigenaars unaniem een beslissing namen, zelfs indien hun beslissing(en) schriftelijk bekrachtigd werden en door iedereen voor akkoord ondertekend zijn. 

De juridische en/of de financiële gevolgen kunnen zeer zwaar uitlopen voor zowel de ganse VM als voor een of meerdere mede-eigenaars.

Ook nog Appartementswet genoemd.

De wet op de mede-eigendom is enkel van toepassing op onroerende goederen, dwz. op gronden, gebouwen (bouwwerken), infrastructuur en onderdelen van gebouwen. Roerende goederen zoals bvb. privatieve bezittingen en inboedels komen hier niet in aanmerking.

De Wet op de mede-eigendom (Art.577-2 t.e.m.14 BW) is van toepassing van zodra een structuur/complex/... onder het stelsel van de gedwongen mede-eigendom valt. Deze wet is enkel van toepassing op onroerende goederen.

Voor een gewoon mede-eigendom (bvb appartementsgebouw) is deze wet van toepassing van zodra:

• een basisakte (samen met het reglement van mede-eigendom) is geregistreerd. Hierbij worden de eigendomsrechten in de gemeenschappelijke onroerende delen verdeeld onder de kavels.

• meer dan één fysieke persoon of rechtspersoon eigenaar is in bedoelde vereniging van mede-eigenaar

gemeenschappelijke delen
= delen van het gebouw die door meerdere of door alle mede-eigenaars gezamenlijk in bezit zijn en die door de syndicus beheerd worden. 

privatieve delen
= delen die voor 100% enig eigendom zijn van een mede-eigenaar en die uitsluitend door hem alleen beheerd worden. 

De privatieve en de gemeenschappelijke delen worden in de basisakte duidelijk omschreven.

Mooie voorbeelden van gemeenschappelijke zaken : 

-  in het geval van een gemeenschappelijke centrale verwarming in het gebouw :
   de départ- en de retourbuizen van de centrale verwarming van uw appartement zijn privatief vanaf het punt waar uw buizen afgetakt     worden van de hoofdleidingen. De hoofdleidingen zijn gemeenschappelijk zolang er meer dan één kavel door bediend worden. 

-  indien niet anders gespecifiëerd in de basisakte, dan zijn uw belknop, de draden die in de muren tot aan uw binnentoestel lopen alsook     uw binnentoestel zelf privatief.

Er heerst onduidelijkheid over dit begrip.

Syndickosten zijn de totale gemeenschappelijke beheerskosten voor een "gedwongen onverdeeldheid" (gebouw).
Het ereloon van de syndicus is slechts een onderdeel van de totale syndickosten.

Wanneer gesproken wordt over syndickosten is het verstandig om altijd mee te geven wat u hiermede precies bedoelt.