Overslaan naar inhoud

Niet met vragen blijven zitten

In het kader van onze absolute transparantie naar de mede-eigenaar toe willen wij geen mythes of onduidelijke standpunten late circuleren. Voor een aantal veel gestelde vragen kunt u nu bij IMMOSYS terecht. Wij geven u graag een zeer bondig en algemeen antwoord.

Een aantal van die antwoorden zijn nuttig om weten en zullen u helpen misverstanden uit de weg te gaan. Voor specifieke vragen of voor diepere uitleg die zeer gericht zijn op uw eigen vereniging van mede-eigenaars willen wij u graag verder helpen met gratis advies. Hiertoe kunt u ons contact-formulier  opsturen, zonder enige verbintenis van uwentwege. 

Vragen over de syndicus

Bij  de eerste algemene vergadering, meestal voor de oplevering van de algemene delen van het gebouw, dient wettelijk een nieuwe syndicus te worden aangesteld door de algemene vergadering. De mede-eigenaars verkiezen dus hun syndicus voor een periode die hun het best uitkomt ( maar met een maximaal termijn van 3 jaar, dat vernieuwbaar is ).

Uit praktische overwegingen wordt een voorlopige syndicus (meestal door de bouwheer) aangesteld die de eerste algemene vergadering zal samenroepen. Op deze eerste algemene vergadering kan dan deze of een andere syndicus worden aangesteld door de AV.
Jazeker. Ten alle tijde en op elke algemene vergadering kan steeds een einde gesteld worden aan het mandaat van de syndicus. Dit kan bij volstrekte meerderheid (1/2+1), tenzij de statuten van het gebouw een bijzondere meerderheid vereisen. Als mede-eigenaar kunt u dus ten allen tijde van dit recht gebruik maken (Art. 3.89-§7 BW).

Jazeker. Hiervoor dient een bijzondere algemene vergadering opgeroepen te worden. Dit kan altijd gebeuren door een of meerdere mede-eigenaars die samen minstens 1/5 (20%) van alle aandelen in de gemene delen bezitten (Art. 3.87-§2 BW). Zij dienen hun verzoek te richten aan de zittende syndicus, en hem ook mede delen dat de verkiezing van een nieuwe syndicus dient te worden voorzien op de agenda. U kunt eisen dat dit agendapunt als eerste besproken wordt. Zorg dat je mogelijks een vervangende syndicus kunt aanstellen zodat de continuïteit van het beheer verzekerd is.

De syndicus zal alleen zelf beslissingen nemen als het gaat over daden van dagelijks beheer of over interventies die genoodzaakt zijn door bijzondere omstandigheden ( bv. een lek in een goot, een lekkende kraan, ... ). Voor zaken die een dringend karakter hebben zal de syndicus eveneens zelf beslissen. De syndicus wordt verondersteld te handelen als een goede huisvader.

Voor de rest zal de syndicus alleen de beslissingen van de Algemene Vergadering uitvoeren. Hiervoor kan hij wel zijn specifieke mogelijkheden en zijn eigen manier van werken gebruiken. Hieruit vloeit voort dat de ene syndicus de andere niet is ...

Over dit onderwerp werd gedebatteerd in het Hof van Beroep te Bergen (Correctionele Kamers, 3de Kamer) op 04-02-1981.
Er werd uitgesproken dat diegene die het beheer waarneemt over een eigendom voor rekening van de mede-eigenaars eigenlijk niet de bewaarder is van dit eigendom, in de zin van het artikel 1384 lid 1 van het Oud Burgerlijk Wetboek. Het ging over de verantwoordelijkheid van de beheerder van een eigendom die geen voldoende bewarende maatregelen zou genomen hebben in verband met niet bevestigde roosters op de verluchtingsbuis van een garageplaats.

Maar wanneer het reglement van de mede-eigendom ( cfr. Basisakte ) hem opdraagt om de algemene dienst van het gebouw te verzorgen, te waken onder het goede onderhoud van de gemene delen, alle dringende herstellingen uit te voeren en specifiek alle vrijwarende maatregelen te nemen, dan begaat de syndicus een fout als hij niet ambtshalve zelfs vrij eenvoudige beveiligingsmaatregelen ter zake neemt ( Revue Générale des Assurances et des Responsabilités, 1985, P.10910 ).

In dergelijke zaken is een subtiel evenwicht natuurlijk belangrijk, want een syndicus die zijn verantwoordelijkheid voor dergelijk risico niet correct inschat zal misschien de neiging vertonen om een eigendom te gaan overbeveiligen en de VME zodoende op nutteloze kosten jagen. Bij IMMOSYS gebeurt dit zoals het hoort in samenspraak met de verzekeringsmaatschappijen, zodat de VME precies weet welke risico's gedekt zijn in functie van de te maken investeringen. Een goede syndicus werkt voortdurend in samenspraak met zijn raadsleden.

In sommige basisakten kan men (verkeerdelijk) lezen dat de syndicus herverkozen kan worden voor een bepaalde termijn.  Op vele dagorden zie je ook het agendapuntje "herverkiezing syndicus" staan.  Dit is niet correct geformuleerd, want het gaat hier uitsluitend over de bevestiging van een verlenging of vernieuwing van zijn ambtstermijn/mandaat. De syndicus wordt slechts één maal "verkozen", dit is wanneer hij door de algemene vergadering voor het eerst benoemd wordt. Vanaf dan kan zijn bestaande mandaat alleen nog telkens opnieuw "vernieuwd" worden, weliswaar telkens met een maximale duur van 3 jaar. Deze bepalingen zijn vastgelegd in de Artikelen 3.85-§3-2° en 3.89-§1 NBW.

De syndicus die niet ingaat op het verzoek van de mede-eigenaars om zijn ontslag op de agenda van een geplande algemene vergadering te plaatsen, blijft in gebreke in de zin van artikel 3.89-§8 NBW. Derhalve kan een voorlopig syndicus met beperkte opdracht aangesteld worden, meer in het bijzonder teneinde een algemene vergadering samen te roepen met als dagorde enerzijds de bespreking van en de stemming over het ontslag van de zittende syndicus alsmede de eventuele benoeming van een nieuw syndicus.

Men kan zich voornemen dat het verslag van een Algemene Vergadering der mede-eigenaars ertoe strekt om een voorlopige syndicus aan te stellen met als opdracht een Algemene Vergadering van de mede-eigenaars bijeen te roepen met op de dagorde :

-  het ontslag van de huidige syndicus
-  de benoeming van een nieuwe syndicus

Overeenkomstig Artikel  3.89-§8 NBW k an trouwens iedere mede-eigenaar zich tot de rechter wenden teneinde een voorlopige syndicus te horen aanwijzen. Dergelijk verzoek is gegrond wanneer de syndicus in gebreke is gebleven om zijn taak naar behoren uit te voeren. Dergelijke situatie veronderstelt een conflictsituatie.

De rechtbank zal onmiddellijk een voorlopige syndicus aanstellen (Vredegerecht 1° kanton Aalst, 25 februari 1997) en hem de beperkte opdracht geven deze (Bijzondere) Algemene Vergadering samen te roepen om deze punten te laten bespreken. Het zijn uiteraard de mede-eigenaars die dan zullen beslissen in verband met het al dan niet vervangen van de dienstdoende syndicus.   De beoordeling of het verzoek van deze mede-eigenaar(s) al dan niet lichtzinnig is en/of op persoonlijke motieven is gesteund wordt uitgesteld tot na kennisneming van de beslissing van de Algemene Vergadering.

Het ereloon van de syndicus is slechts een onderdeel van wat men de "syndickosten" noemt.
Dit ereloon bedraagt doorgaans een luik "gewoon ereloon" of het basis ereloon, alsook een luik "buitengewoon ereloon" dat de verschillende kosten opsomt die niet vervat zijn in het gewoon ereloon. De AV zal deze voorgedragen erelonen telkens noodzakelijk goedkeuren.

Vragen over de AV - algemene vergadering

Het bijeenroepen van de algemene vergadering is één van de wettelijke opdrachten van de syndicus . Dit zal gebeuren "telkens als er dringend in het belang van de mede-eigendom een beslissing moet worden genomen" en tevens "op de door het reglement van mede-eigendom vastgestelde dagen".

Verder kan de algemene vergadering bijeengeroepen worden "op verzoek van één of meerdere mede-eigenaars die (samen) ten minste één vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke gedeelten bezitten". De syndicus zal (en moet) dit verzoek inwilligen, al dan niet mits toepassing van een bijzonder ereloon.

Ten slotte bestaat het initiatiefrecht vanwege de mede-eigenaar, om via de vrederechter de bijeenroeping van een algemene vergadering te gelasten. Dit wordt pas verleend nà verzuim of weigering vanwege de syndicus een punt ter bespreking op de agenda van een algemene vergadering te plaatsen. Hij of zij zal dus t.o.v. de vrederechter moeten kunnen aantonen een dergelijk verzoek aan de syndicus gericht te hebben. De syndicus zal deze gelasting uitvoeren.
Iedere mede-eigenaar kan zich laten vertegenwoordigen ( via volmacht ) door een lasthebber, al dan niet lid van de algemene vergadering. Dus: door gelijk wie, maar met uitzondering van de syndicus zelf.

De mede-eigenaar die zich laat vertegenwoordigen kan zelf niet meer aanwezig zijn op deze vergadering.

De vraag zou ook kunnen luiden: wanneer is een AV rechtsgeldig samengesteld ... om te vergaderen?

De AV kan maar plaats grijpen, behoudens strengere bepalingen in de basisakte,  indien bij de aanvang van de algemene vergadering volgende wettelijke verplichtingen nageleefd zijn (Art. 3.87-§5 NBW) :

(a) indien meer dan de helft van alle mede-eigenaars aanwezig OF bij volmacht vertegenwoordigd is, EN voor zover alle aanwezigen én hun lasthebbers samen minstens de helft van alle aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten.

ofwel

(b) indien alle aanwezige mede-eigenaars met de bij volmacht vertegenwoordigde mede-eigenaars samen minstens 3/4de van alle aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten.

Indien de AV niet rechtsgeldig kan doorgaan, dan wordt de AV beëindigd en zal de syndicus een tweede algemene vergadering samenroepen dat na het verstrijken van een termijn van ten minste 15 dagen zal plaats vinden. 

Opgelet: gezien hier in dit geval geen rekening meer gehouden moet worden met een verplicht minimum aantal aanwezigen of een verplicht minimum aantal aanwezige aandelen om rechtsgeldig te vergaderen kunnen alle beslissingen nu genomen worden door de aanwezige/vertegenwoordigde mede-eigenaars.

Een algemene of specifieke notariële volmacht is geldig voor meer dan één algemene vergadering.

Deze vraag wordt beantwoordt in Art. 3.87-§7 NBW.

Iedere mede-eigenaar kan zich laten vertegenwoordigen door een lasthebber, al dan niet lid van de algemene vergadering.

De volmacht vermeldt de naam van de lasthebber.

De volmacht kan algemeen of specifiek zijn en mag slechts gelden voor één algemene vergadering, tenzij gebruik wordt gemaakt van een algemene of specifieke notariële volmacht. Een volmacht verleend voor een algemene vergadering geldt ook voor de algemene vergadering die georganiseerd wordt omdat voor de eerste algemene vergadering het quorum niet werd bereikt, tenzij anders bepaald.

Niemand kan aan de stemming deelnemen, zelfs niet als lastgever of lasthebber, voor een groter aantal stemmen dan het totaal van de stemmen waarover de andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars beschikken.

Niemand mag meer dan drie volmachten aanvaarden. Een lasthebber mag evenwel meer dan drie volmachten krijgen als het totaal van de stemmen waarover hij zelf beschikt en die van zijn volmachtgevers niet meer dan 10 % bedraagt van het totaal aantal stemmen dat toekomt aan alle kavels van de mede-eigendom.

Praktisch betekent dit het volgende:

-    Uw eigen aandelen én diegene die u via volmachten vertegenwoordigt bereiken samen 10% of meer dan 10% van ALLE aandelen in de mede-eigendom (ganse gebouw,  niet van de aanwezigen op de vergadering!)  : u kan als mede-eigenaar, buiten uw eigen aandelen, maximaal nog de bijkomende aandelen vertegenwoordigen van 3 (drie) bijkomende mede-eigenaars  (niet van de aanwezigen op de vergadering!).

-    Uw eigen aandelen én diegene die u via volmachten vertegenwoordigt bereiken samen minder dan 10% van ALLE aandelen in de mede-eigendom  (ganse gebouw, niet van de aanwezigen op de vergadering!) : u kan meer dan 3 extra mede-eigenaars vertegenwoordigen op voorwaarde dat dit totaal aantal bijkomende aandelen samen met uw eigen aandelen niet meer dan 10% van ALLE aandelen in de mede-eigendom bedraagt (niet van de aanwezigen op de vergadering!).

De syndicus kan niet als lasthebber van een mede-eigenaar optreden op een algemene vergadering, niettegenstaande zijn recht, wanneer hij mede-eigenaar is, om in die hoedanigheid deel te nemen aan de beraadslagingen van de vergadering. 

Iedere mede-eigenaar kan zich laten vertegenwoordigen ( via volmacht ) door een lasthebber, al dan niet lid van de algemene vergadering. Dus: door gelijk wie, maar met uitzondering van de syndicus zelf.

De mede-eigenaar die zich laat vertegenwoordigen kan zelf niet meer aanwezig zijn op deze vergadering.

De stemquota worden uitgedrukt in breukdelen en niet in procenten. Zij kunnen in drie categorieën ingedeeld worden :

1. de volstrekte meerderheid ( 1/2 + 1 )
De beslissingen van de algemene vergadering nemen zich met de volstrekte meerderheid (dat wil zeggen de helft van de geldige stemmen plus één) van de leden die aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Hierbij  dient men rekening te houden met de individuele quotiteiten van elke eigenaar.

2. de gekwalificeerde of versterkte meerderheid ( 2/3 of 4/5 )
Deze meerderheden worden door de wet voorzien voor een aantal beslissingen. Er zijn twee bij wet voorziene specifieke meerderheden: die van 2/3de en die van 4/5de. Elke andere meerderheid wordt als niet geschreven beschouwd.

Twee derden van de stemmen (2/3de)
 :
a) over iedere wijziging van de statuten voor zover zij slechts het genot, het gebruik of het beheer van de gemeenschappelijke gedeelten betreft. Daarentegen vereist om het even welke andere statutenwijziging, met inbegrip van die betreffende de lastenverdeling 4/5de van de stemmen.
b) over alle werken betreffende de gemeenschappelijke gedeelten, met uitzondering van die waarover de syndicus kan beslissen (behoud van het goed en daden van voorlopig beheer). De algemene vergadering kan dus bijvoorbeeld, met deze speciale meerderheid beslissen over :
                   de vervanging of renovatie van oude installaties
                   de vergroting of de renovatie van gemeenschappelijke lokalen
                   enz...
c) over het bedrag van de opdrachten en contracten vanaf hetwelk mededinging verplicht is, behalve voor de in artikel 3.89-§5-2° bedoelde daden.
d) mits bijzondere motivering, over de werken aan bepaalde privatieve delen, die, om economische of technische redenen, zullen worden uitgevoerd door de vereniging van mede-eigenaars. Deze beslissing wijzigt geenszins de verdeling van de kosten voor deze werken over de mede-eigenaars.


Vier vijfden van de stemmen (4/5de) :
Aan een meerderheid van 4/5 van de stemmen worden alle beslissingen voorgelegd die beogen op :
a) over iedere andere wijziging van de statuten, daarin begrepen de wijziging van de verdeling van de lasten van de mede-eigendom.
b) over de wijziging van de bestemming van het onroerend goed of over een deel daarvan.
c) over de heropbouw van het onroerend goed of de herstelling van het beschadigd gedeelte in geval van gedeeltelijke vernietiging.
d) over iedere verkrijging van nieuwe onroerende goederen bestemd om gemeenschappelijk te worden.
e) over alle daden van beschikking van gemeenschappelijke onroerende goederen.
f) over de wijziging van de statuten in functie van artikel 3.84-4de lid.
g) over de verdeling van een kavel of over de volledige of gedeeltelijke vereniging van twee of meer kavels.
h) onder voorbehoud van artikel 3.92-§1-6de lid, over de afbraak of de volledige heropbouw van het gebouw om redenen van hygiëne of veiligheid of wanneer de kostprijs voor de aanpassing van het gebouw aan de wettelijke bepalingen buitensporig zou zijn.

3. de eenparigheid van stemmen of de eenstemmigheid (1/1)( 100% )  :
Er wordt met eenparigheid van stemmen van alle mede-eigenaars beslist over elke wijziging van verdeling van de aandelen van de mede-eigendom, middels de overlegging van een verslag zoals bepaald in artikel 3.85-§1, 2de lid NBW. 'Van alle mede-eigenaars' wil zeggen dat ELKE MEDE-EIGENAAR er moet zijn.

De beslissingen van de algemene vergadering nemen zich doorgaans met de volstrekte meerderheid (dat wil zeggen de helft van de geldige stemmen plus één) van de leden die aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Hierbij  dient men rekening te houden met de individuele quotiteiten (aandelen) van elke eigenaar.

Dit principe (behoudens strengere bepalingen in de basisakte, deel Reglement van Mede-eigendom) beoogt men hier slechts de stemmingen die het eenvoudige behoud van het gemeenschappelijke delen waarborgen. De volstrekte meerderheid is eigenlijk het algemene basisprincipe om alles te beslissen, tenzij het burgerlijk wetboek of de basisakte er anders over beslissen (Art. 3.87-§6 BW).

Daarentegen is een gekwalificeerde meerderheid  noodzakelijk voor de andere stemmingen indien de wet op de mede-eigendom of de statuten dit vereisen. Er kan ook een éénparigheid van stemmen vereist worden. (zie de vraag over de soorten stemquota).

Niemand kan aan de stemming deelnemen, zelfs niet als lastgever of lasthebber, voor een groter aantal stemmen dan het totaal van de stemmen waarover de andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars beschikken (Art. 3.87-§7 BW).

In dergelijk geval zal de syndicus het aantal aandelen van betrokken mede-eigenaar manueel verminderen (reduceren) tot de helft van het totaal aanwezige aandelen. Aldus kan geen enkele beslissing genomen worden door die ene betrokken mede-eigenaar.

Men heeft ja-stemmen, neen-stemmen alsook onthoudingen/blanco stemmen.

Bij de berekening van het bekomen resultaat wordt enkel rekening gehouden met de ja- en met de neen-stemmen. D.w.z. dat het bekomen resultaat in verhouding zal staan tot het totaal van de ja- en neen-stemmen samen. De onthoudingen/blanco's maken geen deel uit van de grondslag tot berekening.

De notulen (verslagen of PV's)  (t.t.z. de notulering van enkel de genomen beslissingen met o.a. de vermelding van de namen van de mede-eigenaars die zich onthouden of die tegen gestemd hebben) worden tijdens de algemene vergadering zelf opgesteld, gezien zij op het einde van de zitting na lezing moeten ondertekend worden door de voorzitter van de AV en door alle nog aanwezige mede-eigenaars (Art. 3.87-§10 BW).

Deze beslissingen van de algemene vergadering moeten liefst onmiddellijk, en in elk geval binnen de 30 dagen na de algemene vergadering aan de mede-eigenaars worden bezorgd (Art. 3.87-§12 BW).

Het niet opstellen van de notulen van de algemene vergadering is reeds een voldoende reden om de zittende syndicus te laten vervangen door een voorlopige syndicus ( Vredegerecht Leuven, 1 ste Kanton, 27-03-2003, TS vr Appartementsrecht 2003/3, p.27 ), zo niet hem op een bijzondere algemene vergadering te vervangen door een andere syndicus.

In elk geval begint de vervaltermijn van vier maanden te lopen vanaf het tijdstip op dewelke de beslissingen op de algemene vergadering genomen geweest zijn ( vroeger was dit 3 maanden - Vredegerecht Wavre, 04-12-1998, TS vr Appartementsrecht 1999/3, p. 29 ). Gedurende deze termijn kan dus een vordering van nietigverklaring of wijziging van de genomen beslissingen ingesteld worden bij de rechter.

Vragen over de Raad van Mede-eigendom

In elk gebouw of elke groep van gebouwen met minstens twintig kavels met uitzondering van de kelders, garages en parkeerplaatsen, wordt door de eerste algemene vergadering een raad van mede-eigendom opgericht (Art. 3.90-§1 BW). Het gaat dus over minstens 20 woonkavels.

Voor VME's met minder dan 20 woonkavels is het aanstellen van een Raad van Mede-eigendom mogelijk (maar niet verplicht).

De leden van de Raad van Mede-eigendom (de raadsleden) staan op gelijke voet met de overige mede-eigenaars. Daarenboven is het begrip "voorzitter van de Raad van Mede-eigendom" niet omschreven in de wet en is deze functie dus wettelijk onbestaande. Het enige wat zij mogen en kunnen doen is de syndicus controleren. Daarenboven kunnen zij alleen de bevoegdheden die hen door de algemene vergadering werden toegekend uitvoeren (onder specifieke voorwaarden).

De mandaten van de raadsleden blijven telkens tot de volgende AV geldig.

De Raad van Mede-eigendom van een VME met meer dan 20 woonkavels (bergingen, garages en parkeerplaatsen niet meegerekend) moet wel aan de mede-eigenaars (op de AV) een omstandig jaarlijks verslag over de uitoefening van haar taak overmaken (Art. 3.90-§4 BW).

De Raad van Mede-eigendom, waarvan de titularissen van een zakelijk recht die stemrecht hebben in de algemene vergadering lid kunnen zijn, heeft als opdracht erop toe te zien dat de syndicus zijn taken naar behoren uitvoert. Dit komt overeen met een controle functie.

Het staat de AV vrij om een bijkomende opdracht toe te vertrouwen aan de raadsleden, zoals bvb het bijstaan van de syndicus met raadgeving ter zake (wat altijd een goede samenwerking in de hand werkt).

De titularissen van een zakelijk recht die stemrecht hebben in de algemene vergadering lid kunnen zijn. M.a.w. enkel mede-eigenaars kunnen lid zijn van de Raad van Mede-eigenaars.

Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de raadsleden onderling. De functie "voorzitter van de Raad van Mede-eigendom" is onbestaande in de wetgeving.

Neen, dat kan niet. De syndicus kan alléén herkozen of vervangen worden op een algemene vergadering of een bijzondere algemene vergadering, Art. 3.89-§1 BW). Tenzij de bepalingen van de basisakte een strengere norm oplegt ( via een bijzondere meerderheid ) is bij wet voorzien dat de helft + 1 van de aandelen of de stemmen genoeg is om te beslissen ( gewone of volstrekte meerderheid )

Vragen over de Rekencommissaris of Controleur van de rekeningen

Ja. De algemene vergadering wijst jaarlijks een commissaris van de rekeningen of een college van commissarissen van de rekeningen aan, die al dan niet mede-eigenaar zijn, en die de rekeningen van de vereniging van mede-eigenaars controleren, wier bevoegdheden en verplichtingen bij het reglement van interne orde worden bepaald (Art. 3.91 BW).

De algemene vergadering benoemt met volstrekte (gewone) meerderheid (1/2+1) één commissaris/verificateur van de rekeningen aan, die al dan niet mede-eigenaar of externe deskundige is. Deze aanstelling is voor de duur van één boekjaar en gebeurt volgens de modaliteiten en op de tijdstippen zoals voorzien in de wet op de mede-eigendom. Het mandaat van commissaris eindigt van rechtswege op de algemene vergadering, op dewelke bij beslissing van de AV décharge/kwijting wordt verleend aan de commissaris voor het voorbije boekjaar.

Indien geen enkele kandidatuur beschikbaar is, dan kan en mag de syndicus automatisch beroep doen op een extern kantoor. De AV kan hierbij voor alle duidelijkheid stipuleren dat Indien een rechtspersoon aangeduid wordt, deze een vaste vertegenwoordiger zal aanduiden voor de geldende termijn alsook bekend maken onder welk tuchtrechtelijk orgaan hij/zij ressorteert. De professionele commissaris dient bovendien in het bezit te zijn van een verzekeringspolis die zijn/haar beroepsaansprakelijkheid dekt.

 De syndicus kan nooit commissaris zijn.

De commissaris/verificateur fungeert als onafhankelijke en onpartijdige deskundige teneinde enerzijds de financiële verrichtingen (boekhouding en rekeningen) betreffende de vereniging van mede-eigenaars te controleren en hierover jaarlijks verslag uit te brengen aan de algemene vergadering.

De commissaris zal minimaal één controle per jaar uitvoeren voorafgaandelijk aan de algemene vergadering en zijn bevindingen rapporteren aan de mede-eigenaars.

De commissaris/verificateur van de rekeningen zal instaan voor de verificatie van de financiële toestand, de rekeningen (boekhouding) en de balans van de syndicus. Hij kan zich hiertoe alle stukken en inlichtingen laten verschaffen door de syndicus en door derden die hij nuttig acht om zijn opdracht uit te oefenen.

De syndicus dient hem zijn volstrekte medewerking te verlenen.

Indien geen enkele kandidatuur beschikbaar is, dan kan en mag de syndicus automatisch beroep doen op een extern kantoor. Indien een rechtspersoon aangeduid wordt, zal deze een vaste vertegenwoordiger aanduiden voor de geldende termijn alsook bekend maken onder welk tuchtrechtelijk orgaan hij/zij ressorteert. De professionele commissaris dient bovendien in het bezit te zijn van een verzekeringspolis die zijn/haar beroepsaansprakelijkheid dekt.

De syndicus kan nooit commissaris zijn.

De algemene vergadering benoemt met volstrekte (gewone) meerderheid (1/2+1) één commissaris/verificateur van de rekeningen aan, die al dan niet mede-eigenaar of externe deskundige is. Deze aanstelling is voor de duur van één boekjaar en gebeurt volgens de modaliteiten en op de tijdstippen zoals voorzien in de wet op de mede-eigendom.

Het mandaat van commissaris eindigt van rechtswege op de algemene vergadering, waarop bij beslissing van de AV décharge/kwijting wordt verleend aan de commissaris voor het voorbije boekjaar.

Op de statutaire algemene vergadering zal de commissaris mondeling zo niet schriftelijk verslag uitbrengen van zijn bevindingen. De commissaris zelf geeft geen kwijting aan de syndicus, dit is de taak van de algemene vergadering. In geval hij wegens overmacht niet aanwezig is op de AV, zal de commissaris tijdig een schriftelijk verslag klaarmaken voor de syndicus die deze laatste kan meesturen met de uitnodiging van de AV, mogelijks onder voorbehoud van de punten die hij eventueel pas later kan controleren na het versturen van de uitnodigingen. Dit verslag moet altijd aan de syndicus overgemaakt worden.

De individuele mede-eigenaars en de leden van de raad van mede-eigendom kunnen enkel schriftelijk aandachtspunten aan de commissaris overmaken, ten laatste veertien kalenderdagen voor de controle van de rekeningen plaats grijpt.

Indien de commissaris een mede-eigenaar is, dan kan de Algemene Vergadering de syndicus opdragen om een verzekering af te sluiten die de burgerlijke aansprakelijkheid van de commissaris dekt. Deze kost wordt gedragen door alle mede-eigenaars samen a rato van hun aandelen.

De verzekering BA Mede-eigenaars dekt eveneens de mede-eigenaars onderling.

De commissaris zal zijn mandaat niet voortijdig kunnen opzeggen, tenzij voor zwaarwichtige persoonlijke redenen (zoals bijvoorbeeld een ernstige langdurige ziekte) die hij/zij meedeelt aan de syndicus en aan de mede-eigenaars. De commissaris kan zich ook niet laten vertegenwoordigen. Het feit dat de commissaris in de loop van de duurtijd van zijn mandaat zijn privatief zou verkopen en aldus geen mede-eigenaar meer is, wordt niet aanvaard als gewichtige persoonlijke reden om ontslag te nemen.

In het geval de commissaris ontslag neemt, dan zal de algemene vergadering  met spoed voorzien in diens vervanging voor de resterende ambtstermijn.

Vragen over de Basisakte

Bij de oprichting van een nieuwe VME (Vereniging van Mede-eigenaars) wordt  op verzoek van een persoon of een onderneming (bouwheer/promotor) die het appartementsgebouw of de groep van gebouwen opricht  door de notaris een authentieke akte verleden. Deze "statuten van het gebouw" bevatten meestal een gedeelte basisakte, een gedeelte Reglement van mede-eigendom en misschien nog een Reglement van Orde.

In het gedeelte basisakte wordt het bouwwerk ingedeeld in privatieve delen (woonkavel, handelsruimte, kelder, autostaanplaats, garage, ...) aan dewelke een aantal aandelen  per kavel worden opgesomd en vastgelegd, alsook de beschrijving van de  gemeenschappelijke delen (o.a. de liftinstallatie, de grond op dewelke het gebouw is opgetrokken, ...).  In het Reglement van Mede-eigendom wordt beschreven welke zaken gemeenschappelijk zijn en hoe de verdeling van de gemeenschappelijke kosten zal gebeuren.

De basisakte is het grote pijnpunt van vele syndici. Een goede, degelijke en vooral duidelijke basisakte vindt men maar zeer zeldzaam. De meeste notariaten maken er een soepje van (met soms ingewikkelde of onlogische kostenverdelingen), volledig ontoereikende beschrijvingen die niet stroken met de fysische identiteit van het gebouw of zijn het mislukte copy-paste verrichtingen. De regel is dat de basisakten meestal zéér onduidelijk zijn en voor interpretatie vatbaar. Men moet al over een uitzonderlijke juridische dosis redeneringsvermogen hebben om zelf een exacte/werkbare betekenis te kunnen distilleren, vooral ook omdat de jurisprudentie geen uniformiteit vertoont.

Neen. Er bestaat zoiets als een volgorde van belangrijkheid van bepalingen waarbij de syndicus rekening moet houden om zijn taken te kunnen volbrengen als een goede huisvader:

-    de wetten,  decreten,  reglementen e.d. van  overheidswege  getroffen, en die de mede-eigendom aanbelangen, overeenkomstig de Wet van 04 februari 2020, Art. 3.78 t.e.m. 3.100 BW, zijnde de WETTELIJKE BEPALINGEN. De wet op de mede-eigendom geniet absolute voorrang op alles wat elders neergeschreven staat.

-    de bepalingen van de statuten van de vereniging van mede-eigenaars (cfr basisakte) zoals opgesteld in de oorspronkelijke statuten verleden voor de notaris, alsook de mogelijke wijzigende akten, zijnde de STATUTAIRE BEPALINGEN. Afwijkende bepalingen van de basisakte t.o.v. de wet op de mede-eigendom worden als niet beschreven en onbestaande beschouwd.

-    de deontologische regels (Reglement van Plichtenleer met bijhorende deontologische richtlijnen), zoals goedgekeurd door het KB van 27-09-2006 (BS 18-10-2006), zijnde de DEONTOLOGISCHE BEPALINGEN. De syndicus zal zich eveneens moeten houden aan de deontologie van het beroepsinstituut.

-    eventueel nog conventioneel overeengekomen bepalingen, zijnde de CONVENTIONELE BEPALINGEN.

Het Reglement van Mede-eigendom is een onderdeel dat terug te vinden is in de statuten van het gebouw (samen met de basisakte).

Dit reglement beschrijft en regelt  alles wat betrekking heeft op de beschrijving van de gemeenschappelijke delen, de privatieve delen, de verdeling van de kosten in een mede-eigendom, de instandhouding, het onderhoud, de beëindiging en de heropbouw van het gebouw. Ook de bepalingen betreffende de werking van de algemene vergadering, van de eventuele raad van mede-eigendom, betreffende de syndicus (zoals de benoeming, de verlenging van zijn mandaat, zijn bevoegdheden, ...) worden er in vermeld.

Het reglement van mede-eigendom mag ook niet verward worden met een eventueel "huishoudelijk reglement" of "Reglement van Orde" dat hoofdzakelijk de wijze op dewelke met elkaar zal worden geleefd bepaalt (vb. verbod op uitoefening van sommige handelszaken of beroepen, richtlijnen inzake het inrichten van een terras, verbod tot het houden van huisdieren, verplichtingen betreffende het vuilnislokaal, het gebruik van de liftinstallatie, ...) en meestal niet bij authentieke maar bij onderhandse akte wordt opgesteld.

Met "statuten" van het gebouw wordt gewoon de basisakte bedoeld.

Gemeenschappelijke delen
= delen van het gebouw die door meerdere of door alle mede-eigenaars gezamenlijk in bezit zijn en die door de syndicus beheerd worden.

Privatieve delen
= delen die voor 100% enig eigendom zijn van een mede-eigenaar en die uitsluitend door hem alleen beheerd worden.

De privatieve en de gemeenschappelijke delen worden in de basisakte duidelijk omschreven.

Mooie voorbeelden van gemeenschappelijke zaken :
-     in het geval van een gemeenschappelijke centrale verwarming in het gebouw :
de départ- en de retourbuizen van de centrale verwarming van uw appartement zijn privatief vanaf het punt waaruit uw buizen afgetakt worden van de hoofdleidingen. De hoofdleidingen zelf zijn dan gemeenschappelijk zolang er meer dan één kavel door bediend worden.

-    in het geval van de video-parlofonie installatie :
indien niet anders gespecifieerd in de basisakte, dan zijn uw belknop, de draden die in de muren tot aan uw binnentoestel lopen alsook  uw binnentoestel zelf privatief.

Vragen over de mede-eigenaar

Bij de eerste algemene vergadering, meestal voor de oplevering van het gebouw, dient wettelijk een nieuwe syndicus te worden aangesteld door de algemene vergadering. De mede-eigenaars verkiezen dus hun syndicus voor een periode die hun het best uitkomt ( maar met een maximaal termijn van 3 jaar, dat vernieuwbaar is ). 

Jazeker. De mede-eigenaar dienst de bepalingen van de basisakte na te volgen en zich te schikken naar de bepalingen van het Reglement van Orde en dat van het Huishoudreglement. Ook is het betalen van opvragingen (voorschotten) en het betalen van de privatieve afrekening een verplichting. (De mede-eigenaar beschikt niet over een retentierecht).

Daarentegen heeft de mede-eigenaar eveneens rechten, o.a. het recht om deel te nemen aan de algemene vergaderingen en er zijn stem uit te brengen.

Iedere mede-eigenaar kan zich laten vertegenwoordigen ( via volmacht ) door een lasthebber, al dan niet lid van de algemene vergadering. Dus: door gelijk wie, maar met uitzondering van de syndicus zelf.

De mede-eigenaar die zich laat vertegenwoordigen kan zelf niet meer aanwezig zijn op deze vergadering.

Een mede-eigenaar kan zich laten bijstaan door één persoon (geen twee of meer) op voorwaarde dat hij de syndicus ten minste vier werkdagen voor de dag van de algemene vergadering daarvan bij aangetekende zending in kennis stelt. Deze persoon mag tijdens de algemene vergadering de discussies niet leiden, noch ze monopoliseren (Art. 3.87-§1 BW).

Deze begeleider, in casu een raadsman, zal zich dus beperken tot aanwijzingen of richtlijnen te verstrekken aan zijn opdrachtgever, met dien verstande dat hij niet kan stemmen in plaats van die mede-eigenaar, noch het woord voeren op de vergadering.

Varia

In kleinere appartementsgebouwen waar je het aantal mede-eigenaars soms op één hand kunt tellen wordt wel eens vaker afstand genomen van de opgelegde formaliteiten inzake de bijeenroeping en het houden van een algemene vergadering, het houden van de verplichte reservefondsrekening, de correcte verdeling van de gemeenschappelijke kosten. M.a.w. men kan niet onderhevig zijn aa de bepalingen van de wet op de mede-eigendom indien de aard van de gemene delen dat rechtvaardigt, zolang alle mede-eigenaars instemmen met die afwijking en middels een basisakte in dewelke afzonderlijke privatieve delen worden ingesteld. Van zodra echter onenigheid bestaat in hoofde van één der mede-eigenaars dient afgestapt te worden van dit model en zullen de bepalingen van de wet op de mede-eigendom in kracht treden, t.t.z. met de aanstelling van een syndicus (Art. 3.84 BW).

In het geval een mede-eigendom beheert wordt door een occasionele syndicus, t.t.z. een mede-eigenaar die de taak van syndicus op zich neemt, dan dienen alle wettelijke bepalingen van de wet op de mede-eigendom strikt toegepast te worden in deze VME.

Ook nog Appartementswet genoemd.

De wet op de mede-eigendom is enkel van toepassing op onroerende goederen, dwz. op gronden, gebouwen (bouwwerken), infrastructuur en onderdelen van gebouwen. Roerende goederen zoals bvb. privatieve bezittingen en inboedels komen hier niet in aanmerking.

De beginselen met betrekking tot de gedwongen mede-eigendom, neergelegd in artikelen 3.78-3.83, en de bepalingen van deze  afdeling zijn van toepassing op ieder onroerend goed waarop een gebouw of groep van gebouwen is opgericht of kan worden opgericht waarvan het eigendomsrecht verdeeld is volgens kavels die elk een privatief gedeelte en een aandeel in gemeenschappelijke onroerende bestanddelen bevatten.

De Wet op de mede-eigendom (Art. 3.87 t.e.m. 3.100 BW) is van toepassing van zodra een structuur/complex/... onder het stelsel van de gedwongen mede-eigendom valt. Deze wet is enkel van toepassing op onroerende goederen en van toepassing van zodra:
 -    een basisakte (samen met het reglement van mede-eigendom) is geregistreerd. Hierbij worden de eigendomsrechten in de gemeenschappelijke onroerende delen verdeeld onder de kavels.
 -    meer dan één fysieke persoon of rechtspersoon eigenaar is in bedoelde vereniging van mede-eigenaars.

Er bestaan uitzonderingen op de gedwongen mede-eigendom en die zijn zeldzaam, bvb wanneer geen gemeenschappelijke delen bestaan, wanneer alle mede-eigenaars hiermede akkoord gaan.

Gemeenschappelijke delen
= delen van het gebouw die door meerdere of door alle mede-eigenaars gezamenlijk in bezit zijn en die door de syndicus beheerd worden.

Privatieve delen
= delen die voor 100% enig eigendom zijn van een mede-eigenaar en die uitsluitend door hem alleen beheerd worden.

De privatieve en de gemeenschappelijke delen worden in de basisakte duidelijk omschreven.

Mooie voorbeelden van gemeenschappelijke zaken :
-     in het geval van een gemeenschappelijke centrale verwarming in het gebouw :
de départ- en de retourbuizen van de centrale verwarming van uw appartement zijn privatief vanaf het punt waaruit uw buizen afgetakt worden van de hoofdleidingen. De hoofdleidingen zelf zijn dan gemeenschappelijk zolang er meer dan één kavel door bediend worden.

-    in het geval van de video-parlofonie installatie :
indien niet anders gespecifieerd in de basisakte, dan zijn uw belknop, de draden die in de muren tot aan uw binnentoestel lopen alsook  uw binnentoestel zelf privatief.

Er heerst onduidelijkheid over dit begrip.

Syndickosten zijn de totale gemeenschappelijke beheerskosten voor een "gedwongen onverdeeldheid" (gebouw). Deze omvatten de schoonmaakkosen, de onderhoudskosten van de liftinstallatie, de brandverzekering van het gebouw, de BA mede-eigendom, de herstellingen aan gemeenschappelijke delen, enz ...  Het ereloon van de syndicus is slechts een onderdeel van de totale syndickosten.

Wanneer gesproken wordt over syndickosten is het verstandig om altijd mee te geven wat u hiermede precies bedoelt.